Comment créer un système qui fait augmenter les performances d’entreprise ?

Une question revient souvent dans mon coaching et mentorat d’affaires. Insister sur ce point pourrait bien avoir un impact pour bien des entrepreneurs. Vous devez bien vous demander s’il existe un moyen d’augmenter la performance d’entreprise, surtout la vôtre. La recherche de systèmes qui propulsent et améliorent vos résultats ne devraient pas nécessairement être très complexes.

Mais comment se bâtir un système de performance d’entreprise efficace ?

Voici quelques trucs qui devraient vous aider.

Fréquemment, les systèmes de gestion des entreprises sont négligés, n’étant que rarement révisés et actualisés. Ce n’est pas une chose qui est remise en question sauf quand on est acculé au pied du mur. C’est dans ces moments que les choses se corsent jusqu’au point de devenir douloureux.

Vous connaissez l’histoire du chien couché sur un clou. Par un bel après-midi ensoleillé, un ami rend visite à un homme âgé. Ils sont tous les deux assis sur une chaise berçante, le balcon du vieil homme. Le visiteur s’entretient avec lui. À tout moment, le chien du vieil homme ne cesse de pousser des hurlements, puis il s’écrase à nouveau sur le sol et continue à somnoler. À un moment donné, le visiteur surpris demande au propriétaire de lui expliquer pourquoi le chien a ce comportement.

Le vieil homme répondit « Lui, c’est mon vieux chien. Il se lamente, car il est assis sur un clou. Ça lui fait juste assez mal pour se plaindre, mal pas assez mal pour se déplacer. Je l’ai appelé « Pas Pire ». Est-ce que vous connaissez des « Pas Pire » ? Des personnes qui critiquent, mais ne font rien pour améliorer les choses. Certaines personnes et organisations reste camper dans des paradigmes et ont la frousse de faire des « remises en question ».

Comment augmenter la performance d’entreprise ? 

Malheureusement, il y a beaucoup de leaders d’entreprise qui opèrent de cette façon. Ils sont dans des zones « pas pire ». Êtes-vous de ceux qui se plaignent du manque de contrôle de leur entreprise ? Peut-être que vous avez un manque de liberté dans votre agenda et que vous êtes à bout de souffle ?

Vous êtes-vous demandé quel est le bien-fondé de ce qui compose votre (vos) système(s) de contrôle? Que diriez-vous de les actualiser. Est-ce qu’il est temps de repenser certains de vos outils de gestion?

Pour avoir une liberté, vous devrez avoir de la structure dans votre entreprise.

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C’est avec une structure efficace et simple que la liberté est possible. Ainsi, cela vous apporte du temps pour libérer votre créativité, vous permettre de vous épanouir et de mieux utiliser vos connaissances, votre savoir. Sans structure c’est le chaos et ça créer du grabuge. Si vous munissez votre organisation d’une structure simple qui vous convient, vous pourrez faire régner une accalmie, une quiétude. C’est une forme de liberté.

En ayant des opérations adaptées requérant de faire des choses simples, vous y verrez plus clair et vous accroitrez votre performance d’entreprise. Oui, avoir des opérations de contrôle simples, claires et éprouvées. Quand votre équipe a compris, voit clairement le but et le processus et sait comment y arriver simplement, cela les rend libres comme l’air. On élimine les stress et les ambigüités !

Votre rôle est de systématiser tout ce qui est prédictible. Tout ce qui peut entrer dans un système, peut se transformer en une routine. C’est répétable. Par contre, n’oublier surtout pas d’humaniser le processus pour ne pas vous conduire à votre perte. Au moment où toutes vos fonctions (et opérations) de base font partie d’un système et qu’elles sont fonctionnelles et opérationnelles, c’est alors que votre équipe est libre et peut répondre à ces besoins. La vraie valeur irremplaçable dans l’organisation est la touche humaine. Ce qui importe le plus dans une entreprise est le contact humain.

 Quels sont les départements à repenser pour augmenter la croissance ?

Je vous suggère fortement d’auditer, réviser et d’améliorer vos processus de manière plus approfondie dans 4 divisons de votre organisation.

Des communications avec vos courriels plus efficaces avec vos équipes

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Le grugeur principal de l’efficacité aujourd’hui est « le courriel ». Ayez de bonnes pratiques de fonctionnement. Dotez-vous d’une étiquette de communication par courriel. Ça devient incontrôlable. Autant, « le courriel » à son petit côté pratique, autant cela crée des malentendus et de la confusion. Ce sont des stress inutiles et de l’anxiété parmi les équipiers.

Pour gagner en productivité dans un très court terme, penchez-vous sur ce point.

Pensez juste un instant à la quantité de temps et aux nombres de communications que votre équipe dépense sur les courriels quotidiennement. Combien de courriels sont traités chaque jour dans votre entreprise? Combien d’employés composent vos équipes ? Cela se répète 5 jours par semaine, et ce, environ 48 semaines durant l’année. Cela représente une somme colossale de coût de main d’œuvre.

Ne pensez-vous pas qu’il serait pertinent d’avoir un investissement sur un entrainement et/ou une réflexion pour établir avec vos équipes une façon d’optimiser et d’accroitre la performance de vos communications par courriel.

Révisez votre système de gestion de projet 

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Vous pouvez rapidement obtenir un gain de productivité important en vous penchant sur votre système de gestion de projet. Poster des tâches et des assignations à des équipes, assis confortablement dans votre bureau, n’a rien de stimulant quand on est en équipe. On fini par se sentir un peu honteux et ça stresse quand les événements ne sont pas encore survenus. Souvent, ces tâches n’ont même pas été réévaluées pour leur donner une nouvelle priorité nouvelle durant l’exécution du projet. Pourtant, elles sont encore à l’écran et vous pourrissent la vie vous rendant mal à l’aise.

Je vous recommande d’assigner quelqu’un de l’équipe pour le tri, le grand ménage. En horticulture, la pratique de la taille est chose commune. Lors de mes expériences de travaux étudiants, j’ai eu l’opportunité d’effectuer des travaux d’arboriculture. Pour relancer un arbuste fatigué, la méthode de la taille sévère permet de les raviver. C’est un processus idéal pour avoir une régénération de tiges et de relancer la plante, le buisson ou carrément la haie entière. L’horticulteur coupe les branches entre 6 à 12 pouces du sol et au bout d’un moment, les nouvelles pousses se régénèrent rapidement.  Cela redonne vie à l’arbrisseau.

Peut-être que vous avez besoin de revoir (et peut-être de recommencer) votre système de gestion. Cette façon de faire vous permettra de mettre en évidence les éléments essentiels qui ont vraiment une valeur ajoutée. Il sera plus facile d’identifier les tâches et de les mettre en priorité judicieusement.  Ne vous en faites pas : ça va repousser assez rapidement et en bien meilleure santé dans une version beaucoup plus productive.

Simplifiez la documentation de vos finances 

La gestion des données et les rapports financiers est un élément essentiel de toute entreprise. Avec les dédales administratifs, on génère des rapports et on finit par s’encombrer. Surtout si vous êtes en affaires depuis un moment, vous devriez alléger vos rapports et revenir à l’essentiel. Tous ces documents que personne ne regarde et qui demandent du temps. Ceux-là doivent être supprimés. Tout le monde y gagnera. Demandez-vous la question : quelles sont les meilleures données pour que nous prenions les meilleures décisions pour amener la compagnie au prochain niveau.

Rappelez-vous que ce n’est pas parce que vous aviez demandé des ratios à votre comptable ou votre secrétaire par le passé que cette requête a toujours sa raison d’être.

Demeurez simple avec votre service à la clientèle

J’aimerais que nous discutions de l’aspect de la facturation, des contrats, des questions fréquemment adressées et des documents de promotion.

Je suggère que vous révisiez la documentation pour vous assurer qu’elle reste simple et claire pour le client. Assurez-vous que les choses soient efficientes et éprouvées.

Demandez-vous pour augmenter la performance d’entreprise comme la vôtre :

• Où pourrions-nous nettoyer, alléger, simplifier ?
• Qu’est-ce qui est à élaguer qui n’est plus efficace ?
• Comment pourrions-nous optimiser les documents et apporter de la clarté pour accroitre la confiance des clients dans les transactions ?

Il n’y a rien de pire dans une organisation que de faire quelque chose parce que ç’a toujours été ainsi que nous le faisons. Attention aux routines ou aux traditions qui vous enlisent dans le passé.  Ce n’est pas nécessairement efficace.

Reprenez tout ce que vous faites et demandez-vous comment est-ce que je pourrais faire mieux.

La réorganisation de certaines opérations amène une clarté d’esprit et cela rend beaucoup plus productif. Nettoyer un système peut sembler ardu, mais le résultat final est un gain surprenant d’efficacité pour l’équipe. Les employés s’en trouvent plus heureux.

En améliorant et nettoyant vos systèmes, vous avez un impact direct sur la performance des gens qui vous entourent, y compris-vous-même.

Et vous : sur quel clou êtes-vous assis ?

Qu’est-ce qui vous fait mal ?

Appliquez-vous à trouver les failles pour que vous apportiez des changements et optimisiez quelques-unes de vos opérations ?

Faites-moi part de quelques activités de vos opérations, de vos communications, la gestion de vos projets, les documents et finances et le service à la clientèle. J’aimerais bien vous entendre ou vous lire à ce propos.

Bon nettoyage et surtout bon succès vers l’augmentation de votre vitesse de croisière vers une organisation plus performante !