4 stratégies pour une gestion du temps optimale d’un entrepreneur?

Dans mes discussions avec plusieurs dirigeants et entrepreneurs, le sujet de la performance professionnel et personnel revient fréquemment. La majorité des questions sont en lien avec une meilleure gestion du temps au quotidien.

Votre gestion du temps et l’impact dans votre vie et votre business

La question qu’ils me posent se résume par « Quelle est l’habitude, les comportements ou les fonctionnements que tu as acquis qui ont eu le plus d’impact dans ta vie et dans tes business?  

Pour le bénéfice de tous, j’ai pensé adresser 4 stratégies de ces réponses qui reviennent le plus souvent pour accroitre votre gestion du temps. Elles pourraient être des points de références pour les leaders qui cherchent à accroitre leur efficacité professionnelle. Toutes, elles visent m’orienter sur un comportement en particulier. Ma clé est de m’assurer de me développer l’habileté à maintenir mon focus.

En tant que dirigeant ou qu’entrepreneur, vous avez surement beaucoup de chapeaux simultanément. Comme moi, vous avez beaucoup de fonctions à cumuler et une foule de personnes qui comptent sur vous.

Je suis un peu comme chacun de vous. Je m’efforce de créer du contenu de qualité pour vous et faire en sorte que je vous le transmette régulièrement. En même temps, je dois dédier ma gestion du temps pour mes interventions spécialisées en mentorat-coaching. J’interviens sur des conseils d’administration pour des causes qui me tiennent à cœur. Je dédie aussi du temps à des comités d’évaluation technologique. Je consacre beaucoup de temps à analyser des projets d’investissement. J’appuie mes équipes de directions dans les entreprises dans lesquelles je suis investisseurs, et je dirige certaines d’entre elles.

Toutes ces activités sont très différentes les unes des autres. Il me faut attribuer du temps de réflexions pour créer les contenus et m’assurer de toute la logistique pour les relectures, la diffusion et la gestion des intervenants. Cela est radicalement différent de servir d’évaluateur de projets ou encore de diriger des conseils d’administration. C’est une gymnastique qui requiert des stratégies que de faire simultanément ces activités en dirigeant ces entreprises.

Comment accroitre vos performances professionnelles? – 4 stratégies de gestion du temps

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• Finie les disponibilités en tout temps

Puisque je suis très sollicité, la première stratégie qui me sauve est une technique de triage des relations dès qu’une personne se présente à moi. Je les invite à consulter mon agenda pour prendre un rendez-vous. Si cette première barrière n’est pas franchie, les événements font une sélection pour moi. C’est donc une réponse que je n’ai pas à donner. C’est un non. Si quelqu’un n’est pas prêt à faire l’effort d’évaluer ces disponibilités et les faire coïncider avec les miennes, alors pourquoi aurais-je à faire l’effort de lui parler.

Il me démontre simplement qu’il n’a pas beaucoup d’intérêt envers moi. Avec cette méthode, c’est plus facile pour moi de mettre des freins avec le bombardement d’invitations et de sollicitations. Je peux avoir l’air un peu rude et dure, mais en dedans, c’est tout le contraire. Il m’est difficile de dire non. Je n’aime pas désappointer les gens. J’ai souvent accepté des choses que je savais au fond de moi, que je ne devais pas accepter. Cela m’a causé beaucoup de désagréments. Quand on dit Oui à quelque chose, on doit obligatoirement dire NON à d’autres. Cette technique m’a éloigné de cette position inconfortable qui de toute façon m’incommodait. C’est toujours complexe et presque une agonie pour moi de prendre cette première décision de dire non. L’utilisation de la technologie me fait gagner du temps et me sauve des énergies considérables.

• Les périodes d’isolement créatif pour accomplir mes priorités

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Je me garde d’être disponible en tout temps pour tous. Je me dote donc de routine au courant de la journée. De plus, je n’en déroge pour des cas particuliers. Je ne suis pas disponible avant la fin de l’avant-midi. J’ouvre mon courriel vers 11 h 00.  En début de la journée, je suis dans ma période de calme et de création. Mon esprit n’est pas disponible pour accueillir d’autres personnes, d’autres priorités ou se concentrer sur d’autres opportunités. Tant que mes objectifs ne sont pas accomplis, je ne suis pas disponible. Cela fait partie intégrante de ma routine matinale. Je m’enferme volontairement dans cet espace de temps de création de 90 minutes comme ce sera le cas dans l’après-midi. Je les appelle mes « fenêtres de focus » !

• Le plan de semaine pour planifier mes priorités

Le temps d’arrêt de 10 à 15 min, du dimanche soir, me recentre rapidement sur mes choix de la semaine. Ce moment me permet de figurer les événements ayant un impact sur mes objectifs. À l’aide d’un gabarit simple, j’aligne des priorités et les choix à venir. Cela m’évite de bifurquer et de sombrer dans des distractions. En prenant quelques instants pour réfléchir à mes objectifs annuels, je me pose toujours la même la question : « Qu’est-ce que je dois planifier cette semaine qui m’aide à atteindre un de mes buts de l’année ? ». Quelle est ma priorité incontournable ? Je vous suggère de n’en fixer que trois qui devront être terminées dans vos plages d’optimisation de temps.

Pour réaliser ses objectifs, la discipline doit être au rendez-vous

Oui, cela demande de la discipline ! Vous restez concentré et réaliser ces objectifs avant de passer aux activités suivantes. Toutes mes activités sont réglées par des éléments mesurables pour m’assurer la poursuite de ma priorité. Vous mesurez vous permet un avancement efficace à chaque période. Brièvement, soyez sûre que tout ce que vous programmez, que vous accorderez du temps et de l’attention contribuent de façon importante aux trois objectifs majeurs que vous avez décidé d’accomplir durant l’année. Si cela ne l’est pas, vous ne devez pas le considérer. Cela devient un élément de distraction, de déviation.

Comprenez que ce court exercice me permet d’identifier exactement ce qui doit être réalisé. D’une certaine manière, je m’emprisonne volontairement dans un cadre qui me guide vers le but que je me suis fixé. Cela met facilement en évidence ce qui a de l’importance et le sépare de ce qui est un piège. Cette façon de procéder me libère l’esprit. Ainsi, je n’ai plus à prendre constamment des décisions et me retrouver devant des dilemmes. Les choix finissent par causer de l’inactivité et un manque de production. Cela nous paralyse.

• La compilation des données avec un tableau visuel

Moi comme tous les membres de n’importe quelle équipe ont besoin d’une référence. J’impose dans les organisations où je m’implique un tableau qui cumule les données, où les objectifs sont clairement définis et représentés sous forme de tableau qui permettent de visualiser leur degré d’avancement. Les buts de l’année, les résultats des éléments critiques attendus trimestriellement, et ceux devant apparaitre à chaque mois, puis les priorités par fonction (rôle ; tâches) et leurs mesures à obtenir chaque semaine. Il n’y a pas de micromanagement à faire. Moi comme chacun des membres de mes entreprises savent ce qu’ils ont à effectuer.

Tout est clairement aligné et maintenant chacun s’autogère lui-même.  Lorsque toutes les personnes d’une organisation se mettent à ramer dans la même direction, on peut s’élever au-dessus de la compétition et même dominer un secteur d’industrie, peu importe le domaine et la taille de l’équipe. C’est une question d’alignement des choix, des activités critiques et cruciales de succès associées à un système de gestion de ces mesures de hautes performances qui crée une direction des pensées et des actions. Cette approche se traduit par les meilleurs résultats. Ceux d’entre vous qui souhaiteraient se créer un système plus performant, n’hésitez pas à me joindre.

Pour finir, éliminer les distractions et concentrez-vous la gestion du temps disponible

Ce qui me permet d’avoir plus de performance et de me doter d’appui qui m’aide à conserver mon focus sur les priorités et éliminer les facteurs de distractions. Vous comprenez que je me dote d’un système pour ne pas avoir à dire non. J’identifie mes priorités avec discipline chaque semaine et je les réalise à travers un système d’utilisation de mon temps prévoyant des périodes sans interactions externes en avant-midi et en après-midi. Toutes ces fonctions sont intégrées, pour moi comme pour les équipiers, à un tableau de compilation. Pas de perte de temps, moins d’hésitation pour tout le monde. On a tous plus de performances !

Mettez quelques-unes de ces idées en actions et partager les résultats avec votre communauté.

Bon succès !